Aparatología infrautilizada: cómo calcular cuándo un equipo se paga solo

Coste real de un equipo: las cinco partidas que se pagan cada mes

La compra de un equipo de aparatología se decide a partir de dos cifras: su precio y lo que se factura por sesión. La diferencia parece el margen y sirve para justificar la inversión. Sin embargo, ninguna de las dos cifras es la relevante para decidir.

El precio de compra es un pago único, ya realizado o repartido en una financiación, que no vuelve a aparecer. Lo que se repite cada mes son cinco partidas, que se pagan con el equipo a plena ocupación o sin actividad. Tres de ellas figuran en el extracto bancario:

• La cuota de financiación, o la amortización si se compró al contado. Un equipo abonado en un solo pago también tiene coste: ese importe ya salió de caja y debe recuperarse. Repártalo entre los meses de vida comercial, que es más corta que la física. El aparato sigue funcionando cuando el fabricante ya ha lanzado dos generaciones y los pacientes solicitan lo que ven anunciado.
• El mantenimiento y las revisiones. En los equipos con emisión —láser, luz pulsada, radiofrecuencia, radiología— se pagan por disponer del aparato, con independencia de su uso. Es la partida que más se subestima antes de la compra.
• El seguro. Un equipo nuevo modifica la póliza del centro, con un incremento reducido, pero mensual y fijo.

Las dos partidas restantes no aparecen en ninguna factura y son precisamente las que deciden. El espacio: si el equipo tiene sala propia, esa sala genera alquiler, suministros y limpieza, y queda indisponible para otro tratamiento con demanda. El fungible que caduca: los consumibles con fecha se compran por lotes y se desechan al caducar, se hayan utilizado o no. En un equipo con poca actividad, esta partida es un coste fijo con apariencia de coste variable.

Con las cinco partidas sumadas es posible plantear la pregunta que tiene una respuesta exacta: ¿a partir de cuántas sesiones al mes se paga solo este equipo?

El mismo equipo, dos costes por sesión muy distintos

Suma las cinco partidas de uno de tus equipos. El siguiente ejemplo, con cifras redondas, muestra la mecánica del cálculo:

La pregunta habitual en este punto es si 1.295 euros al mes supone un coste elevado.

Con ese dato aislado, la pregunta aún no tiene respuesta. Con cuarenta sesiones al mes, el equipo cuesta 32 euros por sesión; con doce, cuesta 108.

El equipo, el contrato y la sala son los mismos, y solo cambia el divisor. Un equipo con poca actividad resulta caro por partida doble: cuesta más por sesión y además genera pocas sesiones entre las que repartir ese coste.

Por tanto, la pregunta útil no es «¿es caro este aparato?», sino «¿cuál es su umbral de sesiones?», que sí tiene una respuesta exacta.

El umbral de sesiones a partir del cual el equipo se paga solo

El cálculo requiere dos datos más, y ambos están ya en tu clínica:

1. El precio real de la sesión, una vez aplicados descuentos, bonos y sesiones incluidas en un pack.
2. El coste variable de esa sesión: el consumible utilizado más el tiempo del profesional, valorado a su coste por hora.

La diferencia entre ambos es el margen por sesión, y el umbral se obtiene con una división:

Sesiones necesarias al mes = coste fijo mensual ÷ margen por sesión

En el ejemplo, la sesión se cobra a 120 euros, consumible y tiempo suman 45, y el margen es de 75. El umbral es 1.295 ÷ 75 = 18 sesiones al mes. Por debajo de dieciocho sesiones, el equipo consume caja; por encima, aporta margen a la clínica.

Esta cifra aporta dos ventajas. Es verificable —figura en la agenda, no en una previsión— y transforma una discusión de opiniones en una decisión. «Parece que ese aparato no es rentable» y «ese aparato necesita dieciocho sesiones al mes y realiza nueve» son dos conversaciones distintas.

Calcula el umbral antes de la compra y actualízalo cada año, porque el mantenimiento sube, el renting finaliza y el precio de la sesión cambia.

Cuatro decisiones para un equipo que aún no alcanza su umbral

Un equipo por debajo del umbral requiere una decisión, que no pasa necesariamente por desprenderse de él. Existen cuatro opciones razonables, que conviene valorar en este orden.

Aumentar las sesiones. Es la opción que conserva íntegra la inversión, por lo que se explora en primer lugar. Antes de concluir que falta demanda, compruebe tres puntos. Primero, si el tratamiento figura en el argumentario de quien atiende el teléfono y la primera visita. Segundo, si aparece en la web y en la comunicación del centro. Tercero, si el equipo está disponible en las franjas en que los pacientes pueden acudir. Un equipo disponible solo los martes por la mañana tiene un problema de agenda, más que de demanda.

Revisar el precio. Con un margen por sesión reducido, el umbral se eleva de forma notable. Un aumento moderado tiene un efecto amplio porque actúa sobre el margen: pasar de 120 a 135 euros eleva el margen de 75 a 90 y reduce el umbral de 18 a 15 sesiones. Un 12 % más de precio reduce el umbral en un 17 %.

Recuperar el espacio. Si el equipo no necesita sala propia, trasladarlo elimina de inmediato la partida menos visible del cálculo y devuelve una sala a la agenda. En el ejemplo anterior esa partida pesa 320 euros al mes: conservar el equipo y liberar su sala rebaja el coste fijo en esa cantidad.

Desinvertir en el equipo. Si el umbral queda lejos y ninguna palanca lo acerca, una salida ordenada es preferible a mantener el coste mes a mes. Las vías son la venta de segunda mano, la cancelación anticipada si el contrato lo permite —revise antes la penalización— o la sustitución por un modelo de pago por uso. En cualquier caso, la decisión se apoya en una cifra exacta, porque el coste de cada mes sin decidir ya está calculado.

Cuatro preguntas antes de firmar la compra del próximo equipo

La compra de aparatología se decide en un congreso, ante un comercial y con una demostración reciente como referencia. Es un buen momento para conocer un equipo, y conviene reservar la firma para después del análisis. Estas cuatro preguntas, planteadas antes de firmar, anticipan hoy el cálculo de dentro de dos años:

1. ¿Cuál es el umbral? Calcúlalo con la cuota ofrecida, el mantenimiento real y el espacio que ocupará el equipo. Solicita al comercial el coste de mantenimiento por escrito, porque es imprescindible para completar el cálculo.
2. ¿De dónde proceden esas sesiones? Pueden venir de pacientes nuevos o de pacientes actuales que sustituirán otro tratamiento. En el segundo caso, el equipo reparte la facturación existente en lugar de sumar.
3. ¿Quién lo utilizará y en qué franjas? Un equipo que depende de una sola persona hereda su agenda y sus vacaciones.
4. ¿Qué prevé el contrato si el equipo no alcanza el umbral? Revisa las condiciones de salida anticipada y su coste. Es la pregunta que menos se formula y la de mayor impacto económico.

La aparatología es una de las partidas principales de una clínica y una de las pocas que admite un cálculo preciso antes de invertir. Controlarla no consiste en comprar menos equipos, sino en conocer, para cada uno, cuántas sesiones necesita y cuántas realiza.

Cada equipo con su umbral cubierto: tu aparatología, revisada con tus cifras

El umbral de sesiones te dice si un equipo se paga. Qué hacer con el que no llega depende del resto de la cartera de tratamientos, de los precios y de la agenda.

En la línea de Crecimiento, nuestro equipo de consultores revisa la aparatología junto a precios, agenda y equipo, con el conocimiento directo de los fabricantes que da trabajar solo con clínicas desde 1999.

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